為了要寄發校園電子報給全校學生,在開通 Google 教育版之前,且在沒有建置郵件伺服器的情況下,還無法直接透過學校的網域直接幫全校學生開 E-mail 帳戶,而由於新生於開學時皆有在校務系統填寫基本資料,故採用從校務系統抓全校學生 E-mail 的方式:

1. 透過校務行政系統,【S系統管理 / 維護綜合查詢設定 / 自訂綜合查詢】,寫好查詢設定的 SQL 語法:

20170628_校務系統抓學生Email-1.png

接著到【行政資源 / 綜合查詢 / 綜合查詢類別:全部】,撈出當學期全校學生 E-mail,匯出 Excel 檔。

20170628_校務系統抓學生Email-2.png

2. 踢掉 Excel 中沒填 E-mail 的空值列,選取資料範圍,按【Ctrl+T】,點選【移除重複】。

※ 這邊是透過「移除重複」功能,把 E-mail 同樣是「空值」的資料列給踢掉。

20170628_校務系統抓學生Email-3.png

3. 為方便寄送電子報(直接把要填入收件人的 E-mail 串接好),透過串接字串 &","& 及下拉複製公式,約 500 個為一組(要 ≦ 500,這是由於 Gmail 寄送上限不可超過 500)。

4. 將前步驟獲得的多組串接 E-mail ,純文字貼到 Excel 中,加上密碼(以免 E-mail 被攔截後個資遭盜用),再提供給需寄送電子報的同仁。


~處理完成~

 

【參考資料】

1. Excel-移除表格中重覆的資料

2. Excel的進階應用,牢記「””」及「&」,文字串接免函數

3. Gmail 單封信的寄送上限

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